為進一步提升tyc8722太陽集團城體育場館的管理服務(wù)能力水平，充分保障學(xué)校全民健身、體育教育教學(xué)、運動隊訓(xùn)練、群眾性體育活動組織開展需要，優(yōu)先滿足師生醫(yī)務(wù)員工學(xué)習(xí)要求與生活需求，深入推進學(xué)校體育育人工作，大力提升師生醫(yī)務(wù)員工體質(zhì)健康水平，推動師生醫(yī)務(wù)員工體育思想、精神、文化與品格的錘煉與形成，為學(xué)?！半p一流”建設(shè)積極貢獻力量。特制定本工作流程及有關(guān)規(guī)定（試行）。
一、咨詢預(yù)約
（一）信息查詢
廣大師生醫(yī)務(wù)員工可在tyc8722太陽集團城網(wǎng)站、體育場館公告欄、門戶網(wǎng)站、微信公眾號、校內(nèi)外媒體媒介等查詢體育場館開放使用項目及申請使用信息。
（二）項目咨詢
師生醫(yī)務(wù)員工組織集體活動可于工作日辦公時間通過電話咨詢或現(xiàn)場咨詢體育場館管理中心校區(qū)分管副主任、主任助理或校區(qū)場館組長、中心校區(qū)綜合體育館組長，了解意向使用體育場館場所場地區(qū)域空閑使用信息。體育場館管理中心聯(lián)系方式表見附件一。
（三）項目預(yù)約
1.通過電話咨詢或現(xiàn)場咨詢，師生醫(yī)務(wù)員工可初步確定10日以內(nèi)（含）的體育場館場所場地區(qū)域申請使用事宜，進行預(yù)約登記;
2.預(yù)約登記須經(jīng)體育場館管理中心校區(qū)分管副主任、主任助理與申請單位所在單位（主管機構(gòu)）分管領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)確認后方為有效；
3.以預(yù)約時間為準，預(yù)約信息保留3個工作日（節(jié)假日順延），請于3個工作日之內(nèi)到有關(guān)體育場館辦理審核審批手續(xù)，超過時限的預(yù)約信息自動作廢;
4.師生醫(yī)務(wù)員工個人參加體育場館開放使用項目暫不可提前預(yù)約。
二、項目申請
（一）提出申請
填寫《tyc8722太陽集團城體育場館使用申請暨通知單（師生醫(yī)務(wù)員工活動專用）》（以下簡稱申請暨通知單，樣表見附件二）。申請暨通知單可從tyc8722太陽集團城網(wǎng)站“文件資料”欄目下載，也可到各校區(qū)體育場館現(xiàn)場領(lǐng)取。
（二）準備材料
屬于大型活動的申請項目須撰寫活動組織實施方案（含安全工作預(yù)案），簽署安全管理責(zé)任承諾書（《安全管理責(zé)任承諾書》（模版見附件三）可從tyc8722太陽集團城網(wǎng)站“文件資料”欄目下載）。
（三）單位初審
向所在單位（主管機構(gòu)）提出申請、報送有關(guān)材料提交有關(guān)材料（包括但不僅限于申請暨通知[必須提交]、活動組織實施方案（含安全工作預(yù)案）、安全管理責(zé)任承諾書、宣傳工作方案[必須提交]等），請所在單位（主管機構(gòu)）學(xué)生工作或工會工作分管領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見，并明確1名項目安全管理第一責(zé)任人（必須為學(xué)校事業(yè)編制教職員工），并加蓋單位公章。校級學(xué)生組織申請由校團委審核，校級學(xué)生社團申請由指導(dǎo)單位審核，校級教工組織及社團申請由校工會審核。
三、聯(lián)系接洽
（一）有關(guān)工作協(xié)調(diào)安排
屬于學(xué)校工作部署安排、學(xué)校有關(guān)職能部門及直屬、附屬機構(gòu)工作協(xié)調(diào)安排、校內(nèi)教學(xué)科研單位有關(guān)工作協(xié)調(diào)安排的須由使用單位主要負責(zé)人與tyc8722太陽集團城黨委書記、院長進行接洽，由體育場館管理中心分管領(lǐng)導(dǎo)（中心主任）具體接洽。
（二）校級體育活動組織
屬于學(xué)校層面全民健身、體育教育教學(xué)、運動隊訓(xùn)練、群眾性體育活動組織開展等有關(guān)工作協(xié)調(diào)安排的須由有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)與體育場館管理中心分管領(lǐng)導(dǎo)（中心主任）進行接洽，可以安排體育場館管理中心校區(qū)分管副主任或主任助理具體接洽。
（三）師生醫(yī)務(wù)員工服務(wù)
學(xué)校二級單位教職醫(yī)務(wù)員工集體活動及校級、院級學(xué)生組織（學(xué)生社團）、年級、班級有組織的申請使用室內(nèi)外體育場館場所場地區(qū)域必須辦理申請使用手續(xù)，現(xiàn)場工作人員無權(quán)進行接洽、審批和收費。有關(guān)工作協(xié)調(diào)安排須由體育場館管理中心校區(qū)分管副主任或主任助理進行接洽，可以安排體育場館管理中心校區(qū)場館組長或中心校區(qū)綜合體育館組長具體接洽。
（四）校院大型活動組織
屬于“三（一）”所列范圍之外的大型活動須由有關(guān)單位分管領(lǐng)導(dǎo)與體育場館管理中心分管領(lǐng)導(dǎo)（中心主任）進行接洽，可以安排體育場館管理中心主任助理具體接洽。
（五）綜合體育館管理服務(wù)
涉及中心校區(qū)綜合體育館使用的須由有關(guān)單位分管領(lǐng)導(dǎo)與體育場館管理中心分管領(lǐng)導(dǎo)（中心主任）進行接洽，可以安排體育場館管理中心主任助理具體接洽進行接洽。
四、審核審批
（一）項目審核
師生醫(yī)務(wù)員工須在活動正式舉辦日至少一周之前將所在單位（主管機構(gòu)）初審?fù)ㄟ^的申請暨通知單及有關(guān)材料報送有關(guān)體育場館校區(qū)辦公室，由體育場館管理中心校區(qū)場館組長或中心校區(qū)綜合體育館組長進行審核并簽署審核意見。
（二）項目審批
1.由體育場館管理中心校區(qū)分管副主任或主任助理請示體育場館管理中心分管領(lǐng)導(dǎo)（中心主任）同意后，遵循“教師辦事不出學(xué)院、學(xué)生辦事不出校區(qū)”的工作原則及“一站式辦理、一次性辦成”的工作理念及有關(guān)規(guī)定進行審批，可以安排體育場館管理中心校區(qū)場館組長或中心校區(qū)綜合體育館組長進行具體審批，并代表學(xué)院在申請暨通知單上簽署審批意見。確保符合基本條件、遵循工作流程、達到工作要求、提前預(yù)約且預(yù)約有效的項目審批通過；
2.大型活動類項目須召開tyc8722太陽集團城體育場館申請使用審批委員會進行初審，經(jīng)過學(xué)校批準及有關(guān)職能部門同意，必須具有由公安局批準的活動安保方案、取得由消防部門核發(fā)的活動消防驗收報告，并通過學(xué)校OA系統(tǒng)進行項目終審。
（三）辦理使用手續(xù)
1.現(xiàn)場辦理有關(guān)使用手續(xù)，包括但不限于收取項目使用費、安全責(zé)任管理及教學(xué)質(zhì)量管理保證金、體育場館場所場地、設(shè)備設(shè)施器材使用押金、簽署使用通知信息、復(fù)印申請暨通知單（原件由校區(qū)場館匯總后交體育場館管理中心存檔）等，不得收取使用單位的其它任何費用；
2.學(xué)校有關(guān)職能部門及直屬、附屬單位、校內(nèi)教學(xué)科研單位使用需要收費的通過校內(nèi)轉(zhuǎn)賬收??；學(xué)校二級單位教職醫(yī)務(wù)員工及校級、院級學(xué)生組織（學(xué)生社團）、年級、班級使用需要收費的通過校內(nèi)轉(zhuǎn)賬、tyc8722太陽集團城體育場館支付寶賬號、微信賬號、云閃付或校園卡刷卡收??；
3.一律不接受現(xiàn)金交費。
（四）緊急情況處置
校內(nèi)學(xué)生臨時性活動安排，在時間緊、任務(wù)重等情況下，只要場館場所場地區(qū)域有空閑，基于不耽誤學(xué)生活動的原則，體育場館管理中心校區(qū)場館組長、主任助理或中心校區(qū)綜合體育館組長、校區(qū)分管副主任可以先行做出場館使用安排（包括但不僅限于大型活動、存在意識形態(tài)問題的活動及與大學(xué)校園文化明顯不符合的活動等除外），事后分別由體育場館管理中心校區(qū)分管副主任或主任助理在3個工作日內(nèi)補充履行以上程序。
五、項目實施
（一）具體使用接洽
1.使用單位持申請暨通知單復(fù)印件到各體育場館聯(lián)系具體使用事宜。；
2.需要在室內(nèi)外場館場所場地區(qū)域設(shè)置宣傳展示物品或在線發(fā)布活動媒體媒介宣傳材料（包括但不僅限于展板、展架、橫幅、易拉寶，電子橫幅、宣傳視頻、網(wǎng)頁、微信群、朋友圈、搜索推廣、微信公眾號等）的須按照宣傳工作方案進行現(xiàn)場審核確認。
（二）自我監(jiān)督管理
本著誰使用、誰負責(zé)的原則，使用單位要嚴格按照申請暨通知單、活動組織實施方案及安全管理責(zé)任承諾書的約定與要求使用場館，切實履行安全管理責(zé)任，凡不履行安全管理責(zé)任，嚴重違反有關(guān)約定與要求，或出現(xiàn)重大安全責(zé)任隱患、管理風(fēng)險的使用項目，應(yīng)立即暫停。
（三）學(xué)校監(jiān)督管理
體育場館管理中心將進行定期與不定期巡查，發(fā)現(xiàn)使用單位不履行安全管理責(zé)任，嚴重違反有關(guān)約定與要求，或出現(xiàn)重大安全責(zé)任隱患、管理風(fēng)險，應(yīng)立即暫停，第一時間將有關(guān)情況報體育場館管理中心校區(qū)分管副主任、主任助理及分管領(lǐng)導(dǎo)（中心主任）進行及時有效處置。
六、項目總結(jié)
（一）辦理退還手續(xù)
項目完成后，對照安全管理責(zé)任承諾書的約定與要求的執(zhí)行情況，退還或部分退還保證金、押金等。
（二）進行服務(wù)評價
建立服務(wù)評價機制，由服務(wù)對象現(xiàn)場填寫《tyc8722太陽集團城體育場館服務(wù)滿意度調(diào)查表》，樣表見附件四，投入校區(qū)體育場館管理服務(wù)意見建議箱。
（三）提出投訴建議
設(shè)立統(tǒng)一投訴建議電話：0531—88366161，設(shè)立專門投訴建議郵箱：tycg@sdu.edu.cn，在每個校區(qū)設(shè)置意見建議箱1個，廣大師生醫(yī)務(wù)員工可以通過以上三種渠道及時反映關(guān)于體育場館管理服務(wù)的意見、問題、訴求與建議。
七、建立服務(wù)師生醫(yī)務(wù)員工的長效交流溝通機制
（一）進行要求需求征集
每學(xué)期初，定期向?qū)W校有關(guān)職能部門及直屬、附屬單位、校內(nèi)教學(xué)科研單位、校級學(xué)生組織（學(xué)生社團）、年級、班級等主動征集體育場館當學(xué)期使用要求及需求。
（二）開展工作調(diào)研調(diào)查
不定期的開展走訪調(diào)研、問卷調(diào)查，組織召開座談會，聽取校區(qū)、學(xué)校有關(guān)職能部門及直屬、附屬單位、校內(nèi)教學(xué)科研單位、校級學(xué)生組織（學(xué)生社團）、年級、班級廣大師生醫(yī)務(wù)員工關(guān)于體育場館申請使用及管理服務(wù)工作的需求、訴求、意見與建議。
（三）形成使用計劃草案
在定期征集要求需求、不定期工作調(diào)研調(diào)查的基礎(chǔ)上，緊密結(jié)合學(xué)校年度重點工作保障要求，充分考慮二級單位年度重要工作使用需求，基于學(xué)校全民健身、體育教育教學(xué)、運動隊訓(xùn)練、群眾性體育活動組織開展需要，擬定師生醫(yī)務(wù)員工學(xué)期使用體育場館計劃草案，作為體育場館服務(wù)師生醫(yī)務(wù)員工申請使用的重要參考，統(tǒng)籌規(guī)劃使用安排、組織協(xié)調(diào)使用單位、合理安排使用時間，做到資源不閑置、時間不沖突、秩序不混亂。
八、本工作流程與有關(guān)規(guī)定自公布之日起試行。
